掌握企業經營優勢的ERP

禮拜四 - 03/11/2016 04:47

掌握企業經營優勢的ERP

面對世界產業走向競爭全球化,產品多樣化,供應鏈緊密結合,網際網路與資訊整合技術成熟的轉變,如何透過資訊科技掌握企業經營優勢,達成策略目標,是當今企業最重要的課題。
壹,前言

ERP(企業資源計劃)的定義有許多種說法,根據經濟部技術處的定義是指結合系統工程及資訊科技之技術,協助企業之決策者,能掌握企業內外環境,充分而有效地整體運用企業的各項資源,進而取得競爭之優勢的電腦系統,此處所謂的資源廣泛的包括人,物,資財,行銷通路..等。

因為要能掌握企業內外的環境,整合並整體運用企業的各項資源,所以ERP必須將企業分散在全球的多個工廠,多個供應商,及多種貨幣的製造,行銷,財務,採購等企業功能整合成一體,而且在導入的過程中,也要對企業的願景與企業流程重新思考,能做到企業流程再工程(BRP),BRP以的流程變革觀點,重新改造公司的作業程序。


ERP在台灣已經不是一個新鮮的話題,導入的專案也已經比比皆示,但是有許多企業相同的感覺是,上線的過程非常辛苦,由於許多軟體都是由國外引進ERP,即使有針對台灣特有的環境作本土化,如統一發票系統,票據系統...等,但是實際導入時卻會發現有許多細節,與台灣現行作業差異甚大。
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當然這些差異之處,有些是國外制度優異的地方,也有一些是水土不服的地方,對於國外系統優異之處,必須說服企業的相關負責人員,可以加以學習採用,若是水土不服的地方,若要加以修改又會面臨-ERP軟體架構龐大,修改困難或需增加大量的修改預算。而有許多系統導入顧問公司,並沒有程式修改人員,必須從國外僱用程式設計師,在溝通上也必須花費許多時間。

當企業經歷辛苦的過程,把ERP系統推上線後,有許多企業發現與當初對ERP系統的期望還有一段差距。為什麼當上線後ERP,會覺得跟當初的期望有距離,是不是企業對ERP ERP系統的認知與所能達到的功能有一些差距。本文即針對ERP的限制,優勢與未來發展方向,提供個人的看法。
.ERP的優勢與限制

ERP導入後對企業會產生什麼優勢,會有哪些的效益,為什麼企業,即使在解決年序危機之後,仍然不斷投入資源導入ERP系統。在導入ERP的許多效益中,最主要效益就是可以將企業內所有之重要運作活動整合起來,讓企業的金流,資訊流與物流整合,所有部門看到的資訊一致,並減少重工,提升效率與資源的浪費,試想如果一家公司各個部門有各自的系統,資訊不整合,其中的重工與資訊不一致會浪費企業多少資源與增加造成決策錯誤的機會。
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當企業完成設置之後ERP,如從詢價開始,系統會自動比較各供應商的價格,讓你(妳)可以找尋到最優惠價格的供應商,接到客戶的訂單後,可以自動作信用的控管,讓信用管制部門了解到有哪些訂單已經超過信用額度,可以凍結訂單出貨,等待相關部門處理;也由於生產計劃系統的計劃,在不缺料有足夠的產能下,可以有品質良好的產品順利生產出貨,以滿足客戶的需求;出貨後列印發票系統自動切出應收帳款與銷售收入分錄,會計人員只要檢查分錄後就自動過帳到應收帳款系統,以方便財務人員收款沖帳並出財務報表,因此對企業來說,系統整合可以節省許多人力與資源,及保持資訊的一致性,而這些產生的整合資訊,則可作為決策,管理以及作為其他系統的基石。


但是現在的ERP系統也是有它的限制,使得系統導入後沒辦法滿足企業現在的需求,目前一般來說企業對ERP系統效益的期望包括有下列:

1.加銷售額與營收

2.節省運輸成本

3.縮短採購週期,控製材料成本

4.減少聯絡成本.

5.縮短訂單允諾時間, 縮短交貨期

6.提高準時配達率

7.降低庫存量,減少庫存缺貨率,提升庫存週轉率

8. 改進效率,建立客戶信心.

9.正確的指出零件規格

10.建立客戶信心

11.取得即時的決策資訊等

傳統的ERP的功能是我們耳熟能詳的,在製造方面主要有主生產排程計劃(MPS) 、材料需求計劃(MRP) 、大型專案管制計劃(PCS)(可以針對大型專案作控管,如建造軍艦,飛機…等),針對接單管制(Make to order)的專案管制系統,及其他各種支援不同生產方式的功能模組,如化學業的流程生產模組(process) 、組裝業的廠區工單系統(SFC) 、機械機具業的選配模組、重複性生產模式的模組(RPL) 及針對紙業、紡織業有多維(multi-dimension)生產特性產業的功能模組…等.
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在配銷部分則從作銷售預測、定價、報價、銷售、出貨及出口管理,開發票到應收帳款管理,採購則從請購、國外進口文件、L/C申請、提單及贖單的控管到採購收貨入庫,檢驗到應付帳款的管理,至於庫存則有批號、儲位、物流出貨管理、庫存分析(如呆滯料分析) 、查詢,及庫存各式盤點的管理.至於財務方面則有前端各種作業產生的分錄之過帳作業、會計總帳作業模組、現金收款與沖帳管理模組、票據管理、銀行資金管理,中長貸系統與固定資產管理系統. .等功能.但是因為它是企業內部的資訊系統,以及設計工具與觀念的影響造成下列的限制:

1. 越南是屬於接單型生產模式,產品生命週期短、產品變化快,因此若只掌握企業本身的資訊流,往往反應太慢, 很難縮短採購週期、控製材料成本,並且降低庫存量、減少庫存缺貨率、提升庫存週轉率,使得企業的觸角必須要能及時掌握上下游的資訊.

2. 能否接到訂單是許多台灣產業重要的生存命脈,因此如何把企業對資訊的服務,延伸到客戶,做好客戶關係管理,以增加銷售額與營收,是企業生存的關鍵.

3. 產品小量多樣的生產,生產線及產能的安排,更為棘手,如何用電腦來做到有限產能的生產安排與計劃,並且在多項資源的限制下,加以模擬評估與提出建議,以縮短訂單允諾時間,縮短交貨期.

4. 企業與上下游之間的合作關係,一天比一天密切,因此之間的溝通聯絡成本與時效性,現有ERP系統沒有很好的模組加以協助,以及分享資訊的安全性,現有ERP系統的控管不夠.

5. 企業環境日趨多變與複雜,國際化與多生產基地分工生產的情形,資訊系統不再以整合資訊為滿足,應該要能提出建議,因此能做最適化、有限產能之計劃模擬、快速運算,提出建議,並將需求依配銷運籌及資源狀況,在低成本之考量下,安排出計劃,例如以客戶需求產品、需求日期、需求地點,決定配銷運送方式與途逕等功能,以提高準時配達率也不是舊有ERP系統能提出的功能.

6. 可以更快速隨時讓客戶以更便利的方式,主動查詢各種訂單以及查詢接單生產狀況,並且快速反應客戶的要求做到以顧客為中心的供應模式,提高客戶滿意, 建立客戶信心。

.如何在現有基礎上擴充ERP的應用

為滿足企業的未來需求, 因此最近ERP系統有個趨勢,就是增加企業外部需求的功能,因此現在有許多ERP廠商不斷的發展新的模組或搭配其他的產品(如圖BAAN series),提供更多的功能,以協助企業.

在這些ERP的新功能模組中,主要是加入了加強供應鏈的整合模組、客戶關係管理和網際網路應用.其中供應鏈(Supply Chain)是指透過集體企業網路,是將上游零組件供應商、製造商、流通中心、以及下游零售商、顧客看成一個密切相連、息息相關的企業程序的整體性思考概念,其目的在透過順暢及時的資訊流動,以及鏈上所有成員之間密切的協調配合,透過資訊的透通性與密切即時的合作,達到顧客滿意的產品與服務,且在系統模組中,加入許多最適化的模式,幫助各級工作人員,可以在許多條件與限制下,由系統建議成本最低,利潤最大與資訊最有效利用的方案。


客戶關係管理的定義則是利用資訊科技,大量收集、儲存、分析有關客戶的所有資料(如基本資料,交易資料與信用資料等),以過濾及找出有用的客戶知識,以建立對公司利潤最有貢獻的客戶群,並建立與客戶間的相互信任關係,讓以往由交易導向的關係轉化為關係導向的客戶服務.

並且也加入網際網路的應用則包括,可以在集體網路上,設定客戶或供應商的進入企業內網路存取資訊的權限,並設定警示功能,如客戶可以將產品需求預測透過網際網路直接傳入企業,以方便企業可以做即時的生產預測,以壓縮回應時間,對市場作快速回應,當企業內關鍵原材料的庫存到達某一下限,系統可以自動提出警告,並自動發出訊息,相關訊息經審核後,透過網際網路發給供應商,當然其中網路安全也做了很嚴密的加強妨護.

因此,導入ERP系統可以作為企業資訊收集的基礎,擁有了企業內的各項資訊(如庫存,客戶交易資料,供應商資料,產品資訊,生產計劃與應收付帳款…等資料),加入了供應鏈的管理及各種最適化的模型模擬,可加強ERP系統現有的計劃模組的功能,突破現有計劃模組的限制,讓系統自動建議最適方案,並且將相關資訊共享,我們可以詢問系統,資源在現在的狀況下,要做甚麼安排,才是成本最低,資源最有效的應用、在哪一個生產基地生產,如何運送產品,才能做到客戶服務最佳化..等許許多多我們每天都必須要面對與解決的問題,並且透過協同合作與網際網路的應用,將系統的觸角,向上下游延伸,讓供應鏈上的所有個體,都可以,在第一時間做出相同正確即時的反應,以最低的成本,在最短時間達成客戶的要求,把供應鏈上所有的個體,協同合作真正做到以客戶為中心,大大提昇了對客戶的服務.
同時由於客戶關係管理軟體的應用,可以藉由統計分析的技術分析,以找出主要利潤貢獻客戶及其消費特性,可以讓公司行銷部門決定其行銷活動,以及新產品的走向.在處理客訴事件時,ERP的資訊也可以提供讓客戶查詢,以降低客戶的抱怨.

.ERP如何掌握企業經營優勢與ERP的未來

企業對資訊科技的應用將有增無減,主要的原因是,資訊科技的應用逐漸對企業經營產生策略性的效果,能夠掌握資訊科技的企業,不僅可以掌握了企業經營的優勢,也可以掌握產業的命脈與動態,ERP的應用仍然會再企業中佔有一席之地,但是它不會原地踏步,會朝供應鏈整合、加強網際網路應用、多限制(muti-constraint base)最適化建議與加強高階與中階使用者決策需求相關功能的方向前進,我們將可以期待現有ERP系統在加強這些功能之後,我們不僅可以隨時查詢的許多的資訊,並且可以朝智慧性電腦系統的方向發展, ERP系統可以針對企業環境的複雜化與資源的限制,可以給我們真正及時的建議(當然導入過程應該也是辛苦的,有待我們從業人員可以思考,快速容易的系統導入方法),成為各階層使用者的資料中心與諮詢顧問,並成為企業的競爭利器,掌握資訊科技最新應用,才能掌握產業的未來.

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